Comment envoyer une lettre recommandée électronique ?
Avez-vous besoin d’envoyer un courrier recommandé ? Optez pour une lettre recommandée électronique. Vous pouvez l’expédier de votre ordinateur sans même vous déplacer. L’envoi est pratique, rapide, plus sûr et moins onéreux qu’un envoi papier. De plus, vous avez la liberté de choisir le mode de distribution de votre lettre recommandée électronique. Pour comprendre les démarches d’envoi, suivez nos conseils afin d’envoyer votre recommandé rapidement tout en respectant la réglementation en vigueur.
Les conditions d’envoi d’une lettre recommandée électronique
Pour pouvoir envoyer une lettre recommandée électronique selon les normes, il vous faudra passer par des prestataires de service en ligne certifiés pour l’envoi de recommandés électroniques. L’expédition de recommandés sur Internet est alors soumise à quelques exigences à savoir :
- La double vérification initiale des identités (expéditeur et destinataire) ;
- La notification du destinataire par le prestataire de la lettre recommandée électronique ;
- L’établissement d’une preuve de dépôt électronique de l’envoi ;
- Les noms et prénoms (ou raison sociale), adresse électronique de l’expéditeur et du destinataire ;
- La date et l’heure du dépôt électronique de l’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié ;
- La signature électronique.
Les étapes à suivre pour envoyer une lettre recommandée électronique
Comme énoncé précédemment, la première étape pour envoyer votre lettre recommandée consiste à vous connecter sur Internet et opter pour un opérateur spécialisé dans l’envoi de lettre recommandée électronique. Il est toujours préférable d’opter pour un spécialiste certifié eIDAS, car cela constitue un gage de fiabilité sur le parcours de la lettre aussi bien que la protection de vos données. Ceci est particulièrement important pour les entreprises envoyant du courrier relatif aux résiliations de contrats, aux relances concernant les paiements, les baux et l’envoi de factures.
Après avoir fait votre choix, les étapes sont relativement simples :
- Saisissez les informations vous concernant ;
- Déposez votre document signé (Word, PDF, Excel ou tout autre format) à partir de votre ordinateur ;
- Choisissez si vous souhaitez l’avis de réception ou non ;
- Choisissez le mode de distribution (en support papier ou par voie numérique) ;
- Renseignez les coordonnées et l’adresse postale de votre destinataire.
Il est possible d’effectuer un envoi unitaire ou un envoi multiple de votre lettre recommandée électronique. Dans le dernier cas, à vous de stipuler la liste des destinataires et l’ordre de réception du courrier s’il y en a un. Enfin, il ne vous reste plus qu’à payer en ligne en toute sécurité.
Ces étapes peuvent varier selon les interfaces des prestataires de service, néanmoins dans tous les cas, la lettre recommandée électronique pourra être remise au destinataire soit sur support papier, soit par voie numérique.
D’autres points à définir lors de l’envoi
À part les exigences et les étapes que nous avons vues plus haut, d’autres questions seront également à voir avant l’envoi. Comme le coût du service, ces points diffèrent selon le prestataire que vous choisissez, mais dans la majorité des envois, des questions vous seront automatiquement posées. Il s’agit entre autres de la couverture et de la garantie de sécurité souhaitée en cas de détérioration ou de perte, de la confidentialité et du temps d’archivages et enfin (et surtout) de la forme de distribution souhaitée. En effet, de ce choix va dépendre si vous allez recevoir votre avis de réception par voie physique ou numérique.
Bien entendu, vous pouvez étendre vos connaissances sur les critères techniques d’envoi de la lettre recommandée électronique si le besoin se présente, en lisant cet article.
