Gestion de projet : qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Pour bien gérer un projet, le maître d’œuvre doit être en possession d’un certain nombre d’informations : les attentes du requérant, les différentes tâches qui lui sont assignées et les moyens à utiliser pour les réaliser. Ces renseignements sont très importants pour la bonne réalisation du projet. Ils sont dans la plupart des cas contenus dans un registre connu sous le nom de cahier des charges.
Qu’est-ce que le cahier des charges en gestion de projets ?
Le cahier des charges est un document qui contient les objectifs ou les missions assignés au maître d’œuvre pour un projet donné. Il lui montre les besoins auxquels il doit répondre. C’est notamment son premier support de travail et il est tenu de suivre à la lettre ses instructions dans la mise en œuvre du projet dont il a la charge. Ainsi, à chaque projet son cahier des charges.
Le cahier des charges, outre l’énumération des taches, explicite, et cadre le projet en donnant ses différentes spécificités. Il fournit également au gestionnaire les conditions de la réalisation du projet. Le cahier des charges est le parfait moyen de communication qui puisse relier les parties prenantes, nécessaire à la bonne gestion du projet. Voyons de plus près quelques-unes de ses fonctions.
À quoi sert le cahier des charges ?
Son utilisation peut différer selon le cadre dans lequel on l’utilise. S’ils auront quelques similitudes sur la trame, un cahier des charges destiné à de la programmation informatique n’aura globalement rien à voir avec celui d’un projet dans le bâtiment.
Ainsi, en interne, le cahier des charges contribue à clarifier le projet. C’est dans ce registre que sont consignés les objectifs et les caractéristiques du projet. Il est utile au gestionnaire afin de définir comment orienter sa gestion. C’est grâce au cahier de charges qu’il définit les ressources (la main-d’œuvre et les équipements) à mobiliser pour la réalisation du projet. Il représente donc, un bon outil de management et de gestion. Il aide à mieux communiquer sur le projet au sein de l’entreprise.
En externe, le cahier de charges sert notamment à bien orienter le projet. Il peut comporter dans certains cas de figure, un côté juridique et contractuel. Cette connotation contractuelle peut concerner la sécurité des personnes ou des biens et les conditions de réalisation du projet (horaires de travail, les règles à respecter sur le chantier). Il peut toucher aussi la tarification (honoraires, délais de paiement, quelques conditions de pénalités), les délais de chaque étape ainsi que le choix des matériaux de travail. Des conditions particulières peuvent être également contenues dans ce cahier.
Le cahier de charges est par ailleurs, un outil très utile dans la gestion des appels d’offres, surtout dans la sélection des fournisseurs sur de bons critères.
L’exemple du cahier des charges d’un site Internet
Un projet de création ou de refonte de site internet est un très bon exemple de cahier des charges fonctionnel qui permet de bien comprendre la logique. Ce document va servir à tous les intervenants métier vont intervenir sur la conception du site web : webdesigner, développeur et rédacteur principalement.qui
Ce document devra comprendre notamment :
- Une présentation de l’éditeur du site web ;
- Les objectifs du site ;
- La charte graphique à respecter ;
- Les éléments de charte éditoriale ;
- L’arborescence du menu ;
- La description des fonctionnalités attendues ;
- Les besoins en termes de maintenant et d’hébergement ;
- …
Une fois le cahier des charges rédigé par le client, il est possible pour un prestataire d’émettre un devis et de commencer à travailler. Le cahier des charges est précis, et moins il aura d’aller-retour. Le planning défini aura ainsi plus de chances d’être respecté pour assurer une mise en ligne dans les temps.
