Saisie de données : pourquoi faire appel à une agence spécialisée ?
Reconnaissons-le, la saisie de données est une tâche très prenante au sein de l’entreprise. Elle est pourtant essentielle. Si les activités de votre entreprise consistent à faire de la saisie, cette tâche vous apportera certainement des bénéfices. Par contre, si la saisie est une tâche indispensable, mais occasionnelle, elle peut vous faire générer plus de pertes que de bénéfices. Voilà pourquoi il est conseillé de solliciter l’assistance d’une agence spécialisée.
L’assistance d’une agence ne va-t-il pas coûter plus cher ?
Si les travaux de saisie sont peu volumineux et facilement réalisables en une journée tout au plus, alors l’assistance d’un professionnel peut effectivement vous coûter cher. Par contre, si les saisies à faire sont importantes et nécessiteront plusieurs jours, alors engager un professionnel vous fera économiser des sous. Voici pourquoi …
Si vous engagez une personne qui sera spécifiquement affectée à la saisie de données alors que cette tâche n’est qu’occasionnelle, vous perdrez de l’argent inutilement. Non seulement, vous aurez un salaire de plus à verser tous les mois, avec ou sans saisie à faire, sans compter les charges relatives à ce nouvel employé, mais vous devez aussi lui prévoir un bureau et un local de travail. Sur le long terme, cela va coûter plus cher.
Si vous pensez affecter un de vos employés sur la saisie quand cela sera nécessaire, c’est envisageable et moins coûteux que le fait de recruter un nouveau salarié. Cela signifie toutefois que tant que ce salarié se chargera de la saisie, il devra délaisser les activités pour lesquelles vous l’avez réellement recruté. D’une certaine manière, il y aura donc une baisse de productivité ce qui équivaut à une perte financière.
En faisant appel à une agence spécialisée dans la saisie de données, vous ne versez une rémunération que lorsque vous avez besoin de ses services. Et comme le professionnel est rattaché à une agence, vous n’aurez pas à lui louer un local de travail. Autrement dit, vous payez selon vos réels besoins. Quant à la productivité de vos actuels salariés, elle sera maintenue donc vous ne risquez pas de baisser dans vos capacités de production.
Que gagne-t-on d’autres à recruter un professionnel en saisie ?
Le recours à une agence de saisie de données procure de nombreux avantages :
Vous économisez des sous :
Vous n’avez pas de salaire fixe supplémentaire à payer et de nouveau local à prévoir. En externalisant la saisie de données, vous investissez dans une prestation de qualité au juste prix. Vous n’aurez même pas à payer des formations en sténographie, en dactylographie … à vos salariés.
Vous gagnez du temps :
La saisie de données est un travail harassant et souvent chronophage. Cela demande de la concentration et du temps. En faisant appel à un professionnel, vous gagnez un temps précieux puisqu’il vous suffit de lui envoyer le projet et d’attendre la livraison. Vous n’aurez pas à saisir chaque mot et à tout revérifier ensuite.
Et qui dit temps dit aussi échéance. Si vous les réalisez vous-même sans aucune notion de dactylographie ou de sténographie, vous ne pouvez établir à l’avance quand vous aurez fini de saisir ces données. Alors que si vous faites appel à des professionnels, ces derniers pourront vous donner une date buttoir à l’avance. Cela vous permettra d’organiser votre travail en conséquence.
Le travail est bien fait puisque passe entre les mains de professionnels qualifiés :
Au sein d’une agence spécialisée en saisie, tous les salariés sont formés à la sténographie, à la dactylographie, à la sténotypie et à la numérisation. Évidemment, ils ont également une parfaite maîtrise des outils bureautiques et même des logiciels de transcription. Il suffit de leur fournir un cahier de charges précis du travail que vous attendez et ils s’exécuteront. Vous n’aurez pas à suivre chaque personne affectée sur votre projet puisque l’agence se charge d’emblée à vous rendre un fichier revérifié, mis au propre et immédiatement exploitable.
Vous pouvez vous concentrer sur les tâches prioritaires de votre entreprise :
En engageant vos propres salariés sur la saisie de données, vous les empêchez de faire les travaux pour lesquels vous les avez recrutés au départ. Et vous vous engagez avec eux puisque ce sera à vous de revérifier tout le travail, de corriger, de donner les consignes et même de planifier des formations.
En les déchargeant de cette tâche, vous leur permettez de se concentrer sur ce qu’ils font de mieux. Et vous-même, pouvez vous focaliser sur vos activités et les tâches prioritaires à votre entreprise.
Il faut souligner que la saisie de données n’est pas une tâche aisée. Cela nécessite des connaissances et techniques précises. Il faut également être particulièrement attentif, car les fautes de frappe ne sont pas tolérées tout comme les fautes d’orthographe.
